Reuniões? Menos, por favor.

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Um dos setores onde que trabalhei nos primeiros anos da minha carreira em um grande banco tinha a seguinte dinâmica: várias equipes desempenhando a mesma atividade e compartilhando um mesmo espaço físico.

Era comum assistirmos as demais equipes parando para realizar infindáveis reuniões de alinhamento enquanto nós seguíamos produzindo. As reuniões eram tão raras e as discrepâncias entre nós e os demais tão evidentes que a situação virou piada interna. Provocávamos nosso gerente com frases como: “quando faremos uma reuniãozinha para aliviar o estresse?” ou “estamos com várias dúvidas em relação à estratégia e precisamos de uma reunião para alinhar”. O que se seguia eram sempre risadas e, invariavelmente, a conclusão do nosso chefe: “reunião é um dos conceitos que mais tem atrapalhado o desenvolvimento da humanidade ao longo dos anos”. Mais risadas e voltávamos ao trabalho.

Um detalhe importante para entender o contexto é que nossa equipe era uma das mais produtivas e eficazes, além de ser a campeã, com folga, no quesito “zoeira never ends”. A realidade é que as reuniões frequentes não eram realizadas porque eram desnecessárias e que, quando precisávamos, também fazíamos nossas discussões. Sempre funcionou e o clima sempre se manteve ótimo. Foi uma grande lição para minha vida profissional.

Kevin Ashton chama a atenção em seu livro A História Secreta da Criatividade que um trabalhador de escritório mediano comparece a seis reuniões de uma de uma hora por semana. Se a empresa utilizar ferramentas automatizadas para marcação de reuniões (Outlook, Lótus Notes, etc) esse número subiria para nove horas. Mais de um dia de trabalho!

O autor faz referência à realidade americana. Se considerarmos os deslocamentos, cafezinhos e conversas sobre amenidades, tão comuns nas culturas organizacionais daqui do Brasil, corremos o risco de ter um número ainda maior.

O que costumo observar é que boa parte dessas reuniões está relacionada ao planejamento de ações que jamais serão realizadas ou trata de alinhamentos internos entre setores que precisam ser atendidos nas estruturas de poder e decisão das organizações com modelos de gestão tradicionais. Este tipo de rotina deve ser repensada em face da nova configuração dos ambientes de negócios. Na atual dinâmica dos mercados, a realidade tem mudado muito mais rápido do que os planejamentos estratégicos são capazes de contemplar.

Convém lembrar que, enquanto uma organização tradicional (de qualquer porte) está imersa em discussões intermináveis, há uma organização exponencial validando hipóteses diretamente no mercado e oferecendo versões cada vez melhores de suas soluções aos clientes.

Outro ponto importante, as organizações eficazes costumam ter reuniões externas com uma frequência muito maior do que internas. Ou seja, elas fazem reuniões para captar clientes, para prospectar oportunidades, para vender. Este é um bom indicador a ser utilizado: qual a proporção de reuniões internas em relação aos encontros focados em gerar novos negócios? Prefira sempre a segunda opção.

Kevin Ashton, citado anteriormente, conclui que, na essência, as empresas mais criativas priorizam rotinas ligadas ao fazer. Organizações menos criativas priorizam os rituais do falar e o mais comum deles é a reunião. Para Ashton, “reunião” é um eufemismo para “falar”. Visão com a qual concordo e acrescento: reuniões também são utilizadas por alguns profissionais como subterfúgio para não fazer nada, enquanto aparentemente estão trabalhando muito. É aquela coisa de não realizar, não entregar, mas estar sempre ocupado saindo de uma reunião e entrando em outra.

Lembrei daquele meme, recorrente nas redes sociais, que diz: EU SOBREVIVI A MAIS UMA REUNIÃO QUE DEVERIA SER UM E-MAIL. Não consigo deixar de pensar que você pode até ter sobrevivido, mas sua organização, em breve, pode não ter a mesma sorte.

Quem nunca?

Algumas dicas práticas para evitar que as reuniões se tornem um problema.

  1. Antes de convocar uma reunião, pense se aquele assunto realmente necessita de um encontro.
  2. Pense mais um pouco.
  3. Deixe claro qual é o objetivo e a pauta da discussão.
  4. Convide apenas quem precisa participar e deixe claro o que se espera de cada participante.
  5. Estabeleça um horário e respeite o tempo de duração do encontro.
  6. Deixe o lanche e o cafezinho do lado de fora da sala. O ideal é que as pausas ocorram depois do encontro ou em um intervalo acordado entre os participantes (no caso de reuniões muito longas).
  7. Não crie novas pautas durante a discussão. Mantenha o foco no que foi previamente definido.
  8. No final, repasse os pontos discutidos e as conclusões na presença de todos.
  9. Encaminhe a ata imediatamente após a reunião.




Recomendo a leitura de A História Secreta da Criatividade. Descubra Como Nascem as Ideias que Podem Mudar o Mundo, livro citado no post:

Crédito da foto: MYWISH BRAND SYDNEY. SHENYANG. DALIAN

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